Políticas Institucionales
Seguridad de la Información y Uso Responsable de Inteligencia Artificial Generativa
Corporación Internacional Comunidad Héroes de Corea
Corporación Internacional Comunidad Héroes de Corea (CIC HofK)
Código: POL-07
Versión: 1.0
Fecha de emisión: 9 de noviembre de 2026
Fecha de aplicación interna: 9 de noviembre de 2026
Última actualización: 9 de noviembre de 2026
Estado de aprobación formal: Pendiente de acreditar
La Corporación Internacional Comunidad Héroes de Corea, en adelante, CIC HofK, reconoce que la seguridad de la información, la protección de los sistemas digitales y el uso responsable de las tecnologías constituyen condiciones fundamentales para preservar la confianza institucional, proteger los derechos de las personas y garantizar la continuidad de sus actividades.
La presente política establece los principios, responsabilidades, requisitos y controles generales aplicables a la creación, recopilación, consulta, almacenamiento, utilización, transmisión, publicación, conservación y eliminación de información administrada por CIC HofK.
Asimismo, regula la adopción y utilización responsable de herramientas de inteligencia artificial generativa para apoyar actividades administrativas, educativas, investigativas, tecnológicas, creativas, comerciales y de comunicación institucional.
Su finalidad es prevenir accesos no autorizados, pérdida o divulgación indebida de información, fraude digital, afectaciones a la privacidad, uso engañoso de contenidos sintéticos, errores derivados de sistemas automatizados y otros riesgos tecnológicos que puedan comprometer a CIC HofK, sus colaboradores, beneficiarios o terceros.
La política se fundamenta en la protección de la confidencialidad, integridad y disponibilidad de la información, la responsabilidad humana sobre las decisiones institucionales, el respeto por la propiedad intelectual y la utilización proporcional de tecnologías digitales.
CIC HofK reconoce que la inteligencia artificial puede contribuir a mejorar procesos de formación, investigación, comunicación, análisis y gestión institucional. Sin embargo, su utilización no sustituye la verificación de hechos, el criterio profesional, las autorizaciones legales ni las responsabilidades de los órganos y funcionarios competentes.
La aplicación de esta política comprende los sistemas informáticos, dominios, correos electrónicos, sitios web, repositorios documentales, bases de datos, servicios tecnológicos, equipos, aplicaciones, contenidos digitales y herramientas de inteligencia artificial utilizados para desarrollar actividades de CIC HofK.
Las medidas de seguridad se implementarán de manera proporcional a la naturaleza de la información, los riesgos identificados, las capacidades institucionales y las obligaciones legales o contractuales correspondientes.
La Corporación Internacional Comunidad Héroes de Corea (CIC HofK), NIT 901.058.307-4, es responsable de establecer y mantener los mecanismos institucionales de seguridad de la información y uso responsable de tecnologías digitales.
La Asamblea General, la Junta Directiva y la Representación Legal ejercerán las competencias que les correspondan conforme a la legislación y los estatutos legalmente vigentes.
La Representación Legal será responsable de promover la aplicación de esta política, autorizar compromisos dentro de sus facultades y gestionar los riesgos que requieran decisiones institucionales.
La administración tecnológica o la persona formalmente designada para esta función será responsable de coordinar los controles técnicos relacionados con cuentas, accesos, sistemas, actualizaciones, respaldos y atención de incidentes.
Las funciones de mercadeo y comunicaciones verificarán la integridad, veracidad, permisos y tratamiento adecuado de los contenidos digitales y materiales generados o modificados mediante inteligencia artificial antes de su publicación.
La Tesorería y quienes administren información económica y financiera deberán aplicar controles reforzados de confidencialidad, integridad y autorización sobre los registros bajo su responsabilidad.
Los responsables de programas y proyectos deberán asegurar que los datos y contenidos utilizados en sus actividades respeten las condiciones de protección, acceso y tratamiento correspondientes.
Toda persona autorizada para acceder a información o sistemas institucionales deberá cumplir las disposiciones de esta política en el ámbito de sus funciones.
La identificación institucional y los canales oficiales de contacto se encuentran en el siguiente cuadro de información, que forma parte integral de esta política.
Razón social: Corporación Internacional Comunidad Héroes de Corea (CIC HofK)
NIT: 901.058.307-4
Naturaleza jurídica: Entidad sin ánimo de lucro (ESAL).
Domicilio: Cartagena de Indias, Bolívar, Colombia.
Dirección institucional: Manga, Avenida Jiménez, Calle 26 No. 18A-31, Cartagena de Indias, Bolívar, Colombia.
Teléfono institucional: +57 605 693 0133.
Sitio web: https://iccheroesofkorea.org/
Correo electrónico: [Correo institucional por definir]
Dependencia: Atención Institucional – Protección de Datos Personales.
Asunto recomendado: DPR – Solicitud de protección de datos personales.
Las consultas, reclamaciones y solicitudes relacionadas con el ejercicio de los derechos de los titulares serán recibidas y tramitadas exclusivamente a través del correo electrónico institucional indicado.
La dirección física y el teléfono se publican como datos de identificación del responsable del tratamiento y no constituyen, por ahora, canales habilitados para la gestión de estas solicitudes.
CIC HofK atenderá las solicitudes dentro de los términos establecidos por la legislación colombiana aplicable.
Esta política se aplica a la información, sistemas, cuentas, herramientas y contenidos digitales utilizados por CIC HofK en el desarrollo de sus actividades.
Comprende, entre otros:
Sitios web institucionales y comerciales.
Dominios y servicios asociados.
Cuentas de correo electrónico.
Almacenamiento digital y repositorios documentales.
Equipos informáticos y dispositivos móviles.
Sistemas de gestión administrativa.
Herramientas de comunicación y colaboración.
Bases de datos de asociados, donantes, beneficiarios y colaboradores.
Información financiera y bancaria.
Documentación jurídica, contractual y estatutaria.
Sistemas de inscripción y seguimiento de proyectos.
Herramientas de análisis de datos.
Plataformas educativas y recursos de formación.
Servicios de inteligencia artificial generativa.
Aplicaciones para creación y edición de contenido.
Materiales audiovisuales e imágenes.
Sistemas de copia de seguridad y recuperación.
Servicios externos que procesen información institucional.
La presente política se aplica a miembros de órganos de gobierno, responsables funcionales, trabajadores, contratistas, voluntarios y terceros que accedan a información o sistemas institucionales, de acuerdo con las obligaciones que legal o contractualmente les correspondan.
Los controles específicos deberán adecuarse a la naturaleza de cada actividad y al riesgo de la información involucrada.
CIC HofK observará los siguientes principios:
Confidencialidad: la información estará disponible únicamente para las personas y entidades que cuenten con autorización suficiente.
Integridad: los datos y documentos deberán mantenerse completos, exactos y protegidos frente a alteraciones indebidas.
Disponibilidad: los sistemas e información necesarios para la operación institucional deberán contar con medidas razonables de continuidad y recuperación.
Legalidad: el tratamiento de información y la utilización de tecnologías respetarán las normas aplicables.
Responsabilidad: toda cuenta, sistema, recurso o proceso relevante deberá contar con responsables identificables.
Necesidad: los accesos, datos y permisos se limitarán a lo necesario para cumplir funciones legítimas.
Proporcionalidad: las medidas de seguridad corresponderán a la importancia de la información y los riesgos asociados.
Trazabilidad: las operaciones y decisiones relevantes deberán conservar evidencia suficiente cuando corresponda.
Prevención: se priorizará la identificación y reducción de riesgos antes de que produzcan incidentes.
Supervisión humana: las tecnologías automatizadas no sustituirán las decisiones reservadas a personas u órganos competentes.
Transparencia: los contenidos y declaraciones digitales no deberán inducir a error sobre su origen, naturaleza o autenticidad.
Mejora continua: los controles se revisarán y ajustarán conforme a los cambios tecnológicos, operativos y normativos.
CIC HofK establecerá criterios de clasificación para determinar el nivel de protección y acceso que requiere cada tipo de información.
Comprende la información destinada legítimamente a divulgación general, como contenidos aprobados del sitio web, publicaciones, comunicados y documentos institucionales autorizados.
Su carácter público no elimina las obligaciones de veracidad, propiedad intelectual o protección de datos personales.
Comprende documentos de trabajo, comunicaciones operativas, procedimientos y otros materiales destinados a personas vinculadas con actividades institucionales.
Su divulgación externa requerirá autorización cuando corresponda.
Comprende información contractual, financiera, estratégica, administrativa o personal cuya divulgación no autorizada pueda perjudicar a CIC HofK o a terceros.
Su acceso se limitará a quienes deban conocerla por razones legítimas.
Comprende información que requiera protección reforzada por su sensibilidad, riesgo o condiciones legales, entre ella:
Contraseñas y factores de autenticación.
Datos personales sensibles.
Información de niñas, niños y adolescentes que requiera especial protección.
Información bancaria confidencial.
Expedientes de denuncias.
Documentos reservados de investigaciones.
Información médica o de salud cuando exista fundamento legítimo para tratarla.
Claves de acceso a sistemas.
Copias de documentos de identidad que requieran protección.
Información confidencial de donantes, beneficiarios y terceros.
El nivel de protección deberá revisarse cuando cambien la finalidad, sensibilidad, acceso permitido o condiciones jurídicas de la información.
La información no perderá automáticamente su carácter confidencial por encontrarse almacenada en un servicio tecnológico externo.
CIC HofK procurará mantener un inventario actualizado de sus activos digitales relevantes.
Este podrá comprender:
Dominios institucionales.
Sitios web.
Servicios de alojamiento.
Cuentas de correo.
Servicios de almacenamiento.
Aplicaciones institucionales.
Sistemas de gestión de contenidos.
Bases de datos.
Equipos y dispositivos.
Licencias y suscripciones.
Herramientas de inteligencia artificial.
Servicios de procesamiento de pagos.
Plataformas de donación y cooperación.
Sistemas de formación.
Copias de respaldo.
Administradores y responsables autorizados.
Para cada activo crítico se procurará identificar su finalidad, responsable, proveedor, condiciones de acceso, vigencia y mecanismo de recuperación.
El inventario será un documento interno de acceso restringido.
Las cuentas institucionales deberán contar con responsables identificados y permisos acordes con sus funciones.
Se favorecerá el uso de cuentas individuales frente al intercambio indiscriminado de credenciales.
Cuando existan cuentas compartidas por limitaciones técnicas, deberán aplicarse controles compensatorios que permitan gestionar su utilización y recuperación.
Los usuarios recibirán únicamente los permisos necesarios para desarrollar las funciones autorizadas.
No se otorgarán privilegios de administración por razones de conveniencia cuando no sean necesarios.
La creación, modificación y revocación de accesos deberá corresponder a autorizaciones institucionales.
Cuando una persona deje de desarrollar funciones que justifiquen su acceso, los permisos deberán revisarse o revocarse oportunamente.
Los contratistas, proveedores y colaboradores externos recibirán accesos limitados a las actividades autorizadas.
Cuando corresponda, se establecerán obligaciones de confidencialidad, seguridad y devolución de información.
Los accesos a sistemas críticos deberán revisarse periódicamente y ante cambios relevantes de funciones o responsables.
Los mecanismos de recuperación de cuentas deberán permanecer bajo control institucional y no depender exclusivamente de personas sin autorización formal.
Las contraseñas y demás mecanismos de autenticación deberán mantenerse protegidos frente a divulgación, almacenamiento inseguro y acceso no autorizado.
Se habilitará autenticación multifactor cuando esté disponible, especialmente en cuentas administrativas, financieras, de correo y de acceso a información restringida.
No deberán conservarse contraseñas institucionales en documentos de libre acceso, mensajes públicos o archivos desprotegidos.
Se prohíbe comunicar credenciales mediante canales inseguros o entregarlas a personas que no cuenten con autorización.
Las cuentas con facultades para administrar sitios web, cambiar dominios, modificar sistemas financieros o gestionar usuarios deberán recibir controles reforzados.
Ante sospecha de exposición o compromiso de una cuenta, deberán adoptarse medidas oportunas de protección, incluyendo modificación de credenciales, revocación de sesiones y revisión de accesos cuando corresponda.
CIC HofK utilizará sus canales de comunicación institucional conforme a los principios de seguridad, confidencialidad y trazabilidad.
Las comunicaciones oficiales deberán realizarse, preferentemente, mediante cuentas autorizadas y controladas institucionalmente.
Se deberán adoptar medidas razonables para identificar intentos de suplantación de identidad, mensajes fraudulentos y solicitudes irregulares.
Los usuarios deberán prestar especial atención a archivos adjuntos, enlaces, solicitudes de credenciales e instrucciones de pago no verificadas.
Los cambios de cuentas bancarias, instrucciones de desembolso o solicitudes económicas sensibles deberán verificarse mediante mecanismos adicionales apropiados al riesgo.
Las comunicaciones que contengan información personal o reservada deberán remitirse únicamente a los destinatarios autorizados.
Los mensajes relevantes para obligaciones contractuales, decisiones institucionales o cumplimiento legal deberán conservarse de acuerdo con las reglas de gestión documental aplicables.
Cuando se produzcan cambios de personal o de funciones, se verificará el tratamiento de los correos, archivos y accesos institucionales correspondientes.
CIC HofK procurará mantener control verificable sobre los dominios, sitios web y servicios digitales utilizados para sus actividades.
Los permisos de administración se limitarán a personas autorizadas y deberán estar sujetos a medidas de autenticación apropiadas.
Se promoverá la actualización de sistemas, componentes, complementos y herramientas tecnológicas con atención a las vulnerabilidades identificadas.
Los sitios web y sistemas críticos deberán contar con mecanismos razonables de respaldo y recuperación.
Se procurará utilizar conexiones cifradas y configuraciones adecuadas para el acceso a los servicios institucionales.
Los formularios digitales deberán solicitar únicamente la información necesaria y aplicar las medidas de seguridad y privacidad correspondientes.
Cuando terceros administren servicios de alojamiento, dominios, mantenimiento o procesamiento de información, se evaluarán las responsabilidades y condiciones contractuales respectivas.
Los cambios de dominio, alojamiento, correo electrónico o plataforma deberán planificarse procurando preservar la información, los accesos, las comunicaciones y la continuidad institucional.
Las alteraciones no autorizadas, redirecciones sospechosas, inyecciones de contenido y otras anomalías deberán atenderse conforme al procedimiento de incidentes.
La información institucional deberá conservarse en ubicaciones y servicios aprobados para su finalidad.
Se promoverán estructuras documentales que permitan identificar versiones, responsables, permisos y documentos vigentes.
Los activos críticos deberán contar con respaldos apropiados a su importancia y frecuencia de modificación.
Las copias deberán protegerse frente a accesos no autorizados, modificaciones indebidas y pérdida simultánea con el sistema principal.
Se realizarán verificaciones o pruebas de recuperación cuando la importancia de la información lo justifique.
Los documentos se conservarán durante los períodos legal, contractual o institucionalmente establecidos.
La información cuya conservación ya no resulte necesaria deberá eliminarse o anonimizarse cuando legalmente proceda.
La transferencia de documentos entre sistemas deberá realizarse preservando su integridad, confidencialidad y trazabilidad cuando corresponda.
Las personas que utilicen equipos para acceder a información institucional deberán aplicar medidas razonables de seguridad.
Los sistemas operativos y aplicaciones deberán mantenerse actualizados de acuerdo con sus necesidades y condiciones técnicas.
Los dispositivos utilizados para información confidencial deberán contar con mecanismos adecuados de bloqueo de acceso.
La pérdida, sustracción o compromiso de un equipo con información institucional deberá comunicarse oportunamente.
Deberán evitarse conexiones o configuraciones inseguras cuando puedan comprometer información restringida.
Cuando se autorice el uso de dispositivos personales, deberán definirse medidas proporcionales de separación, acceso, conservación y retiro de información institucional.
Los documentos físicos y digitales utilizados fuera de las instalaciones institucionales deberán protegerse frente a exposición, extravío o acceso indebido.
CIC HofK podrá contratar o utilizar servicios tecnológicos externos, previa evaluación proporcional de sus condiciones.
Cuando corresponda, se verificarán:
Identidad y confiabilidad del proveedor.
Finalidad del servicio.
Datos tratados.
Condiciones contractuales.
Seguridad del almacenamiento.
Control de accesos.
Localización del tratamiento.
Subcontratistas o encargados.
Conservación y eliminación de información.
Posibilidad de exportación.
Continuidad y recuperación.
Restricciones de propiedad intelectual.
Costos y condiciones de terminación.
Cuando un proveedor actúe como encargado del tratamiento de datos personales, deberán establecerse las condiciones jurídicas correspondientes.
No se entregará información restringida a proveedores sin fundamento legítimo y medidas apropiadas de protección.
Las modificaciones relevantes de términos de servicio o prácticas de tratamiento deberán revisarse cuando se conozcan y puedan afectar los riesgos institucionales.
La terminación del servicio deberá contemplar la recuperación o eliminación de información conforme a las obligaciones aplicables.
El acceso a herramientas mediante donación, descuento o beneficio institucional deberá respetar sus términos y la separación de recursos establecida en la POL-05.
La protección de datos personales se regirá principalmente por la POL-01 y las normas aplicables.
Los datos personales deberán tratarse para finalidades legítimas, determinadas y debidamente informadas.
Se limitará la recopilación y utilización de datos personales a aquellos necesarios para la actividad correspondiente.
Se cumplirán los requisitos legales de autorización y las excepciones aplicables.
Los datos personales no deberán divulgarse a personas que carezcan de una finalidad legítima y autorización suficiente.
Cuando corresponda, se verificarán los requisitos legales aplicables al tratamiento de datos fuera de Colombia.
Las solicitudes relacionadas con los derechos de los titulares serán atendidas conforme a la POL-01 y a los procedimientos institucionales.
Las situaciones que puedan comprometer datos personales deberán evaluarse conforme a los deberes de seguridad, documentación y notificación aplicables.
Los datos, imágenes, voces y expedientes de niñas, niños y adolescentes deberán recibir protección reforzada conforme a la legislación y la POL-06.
La información de beneficiarios de programas sociales, educativos o humanitarios deberá utilizarse exclusivamente para finalidades autorizadas.
Los datos bancarios y financieros estarán sujetos a controles de acceso, confidencialidad y verificación de instrucciones.
Los expedientes relacionados con denuncias, conflictos de interés o investigaciones institucionales deberán mantenerse bajo custodia restringida.
Los contratos en negociación, conceptos reservados y documentos sujetos a obligaciones de confidencialidad no podrán compartirse indiscriminadamente.
La información sensible o restringida no deberá introducirse en herramientas externas no evaluadas ni autorizadas para dicho tratamiento.
Los datos sensibles no se utilizarán para entrenar, alimentar o probar servicios de inteligencia artificial sin fundamento jurídico suficiente, autorización institucional y salvaguardas apropiadas.
CIC HofK reconoce la inteligencia artificial generativa como una tecnología de apoyo, cuya utilización deberá observar los siguientes principios:
Finalidad legítima: la herramienta se utilizará para actividades compatibles con el objeto social y las funciones autorizadas.
Supervisión humana: los resultados serán revisados antes de utilizarse en decisiones o comunicaciones relevantes.
Veracidad: no se presentarán como hechos comprobados las afirmaciones que no hayan sido verificadas.
Protección de datos: se evitará la exposición indebida de datos personales y confidenciales.
Respeto por las personas: no se utilizará inteligencia artificial para humillar, discriminar, difamar, suplantar o perjudicar ilegítimamente a terceros.
Propiedad intelectual: se respetarán los derechos de autores, titulares y demás terceros.
Transparencia: se identificará la naturaleza sintética o modificada de un contenido cuando resulte necesario para evitar engaños.
Seguridad: se evaluarán los riesgos relacionados con herramientas, archivos y contenidos.
Responsabilidad institucional: ninguna herramienta de inteligencia artificial asumirá facultades de gobierno, representación o aprobación reservadas a personas u órganos competentes.
Antes de utilizar una herramienta de inteligencia artificial en procesos institucionales relevantes, CIC HofK deberá examinar sus condiciones y riesgos.
Se identificará la herramienta y la finalidad institucional de su utilización.
Se revisarán las condiciones de servicio, licencias y limitaciones pertinentes.
Se evaluará si los datos introducidos pueden almacenarse, conservarse, utilizarse para mejorar modelos o compartirse con terceros.
Cuando estén disponibles, se evaluarán los mecanismos para limitar la conservación, entrenamiento, acceso y divulgación de información.
Se verificarán las condiciones sobre utilización de entradas, contenidos generados y derechos de terceros.
Se clasificará el uso previsto según la sensibilidad de los datos, finalidad y consecuencias potenciales.
Los usos que involucren información restringida, integración con sistemas críticos o decisiones de alto impacto requerirán evaluación y autorización institucional suficiente.
Se procurará conservar un registro interno de herramientas aprobadas, usos, responsables, restricciones y revisiones relevantes.
CIC HofK podrá utilizar herramientas de inteligencia artificial, bajo supervisión humana y conforme a esta política, para apoyar actividades como:
Redacción preliminar de documentos.
Corrección de estilo y ortografía.
Traducción y adaptación lingüística.
Organización de información no restringida.
Preparación de materiales educativos.
Investigación preliminar.
Análisis exploratorio de datos legítimamente disponibles.
Desarrollo de ideas y conceptos creativos.
Elaboración de bocetos y propuestas gráficas.
Producción y edición de contenidos audiovisuales.
Diseño de materiales de divulgación.
Preparación de presentaciones.
Apoyo a la planificación de actividades.
Estructuración preliminar de proyectos.
Preparación de borradores administrativos.
Apoyo técnico y tecnológico.
Identificación preliminar de oportunidades de cooperación.
Elaboración de documentos de trabajo sujetos a verificación.
La autorización para utilizar inteligencia artificial en una actividad no implica autorización para introducir cualquier clase de información o publicar resultados sin revisión.
CIC HofK prohíbe utilizar inteligencia artificial para:
Fabricar declaraciones, avales, certificaciones, testimonios o comunicaciones atribuidas falsamente a personas u organizaciones reales.
Crear documentos destinados a simular hechos, autorizaciones, títulos, firmas o acreditaciones inexistentes.
Producir o divulgar imitaciones de imagen, voz o identidad de personas reales con fines fraudulentos, difamatorios o de engaño.
Introducir o divulgar datos personales, secretos, credenciales o información confidencial sin fundamento jurídico y autorización suficiente.
Delegar autónomamente a sistemas de inteligencia artificial la aprobación de:
Contratos.
Pagos.
Donaciones.
Selección definitiva de beneficiarios.
Admisión o exclusión de asociados.
Nombramientos.
Remuneraciones.
Sanciones.
Decisiones de gobierno institucional.
Compromisos frente a terceros.
Emplear herramientas para fraude, acoso, discriminación ilícita, acceso indebido a sistemas, distribución de programas maliciosos o cualquier otra actividad prohibida por la legislación.
No se utilizarán tecnologías de inteligencia artificial para desarrollar o facilitar actividades militares operativas o bélicas excluidas por las políticas institucionales.
Los usos que puedan afectar significativamente derechos, oportunidades, integridad o bienestar de personas deberán recibir evaluación reforzada y no podrán sustituir decisiones humanas legalmente exigibles.
Los contenidos generados o modificados mediante inteligencia artificial deberán someterse a revisión proporcional a su finalidad y riesgo antes de incorporarse a comunicaciones, documentos o decisiones institucionales.
Los datos históricos, cifras, nombres, fechas, citas, estadísticas y afirmaciones verificables deberán contrastarse con fuentes confiables cuando su exactitud sea relevante.
Los análisis legales generados mediante inteligencia artificial deberán verificarse frente a normas y fuentes aplicables.
La herramienta no sustituirá la intervención de profesionales cuando esta sea legalmente requerida o resulte necesaria por el riesgo.
Los cálculos, proyecciones y recomendaciones financieras deberán revisarse antes de incorporarse a presupuestos, informes, decisiones o registros.
Los contenidos de formación e investigación deberán verificarse conforme a criterios de calidad, pertinencia, exactitud y rigor académico.
Los materiales relativos a salud o bienestar deberán recibir revisión adecuada y no utilizarse para sustituir decisiones profesionales que requieran habilitación.
No se publicarán acusaciones, antecedentes, relaciones institucionales o atribuciones generadas por inteligencia artificial sin evidencia suficiente.
La responsabilidad por el contenido y la decisión corresponderá a las personas y órganos competentes de CIC HofK, no a la herramienta utilizada.
CIC HofK podrá utilizar herramientas digitales e inteligencia artificial para producir materiales ilustrativos, educativos, creativos y de divulgación.
Los contenidos sintéticos no deberán presentarse engañosamente como evidencia documental de acontecimientos que no ocurrieron.
Las imágenes que se comuniquen como registros documentales de actividades institucionales deberán corresponder a hechos reales y conservar la fidelidad necesaria para su finalidad.
Las recreaciones históricas, conceptuales o ilustrativas podrán utilizarse cuando su presentación no induzca a confundirlas con registros auténticos.
La reproducción o transformación de la imagen, voz o apariencia de personas identificables deberá respetar sus derechos y las autorizaciones aplicables.
Los contenidos sintéticos que representen o utilicen información de menores estarán sujetos a controles reforzados de protección y a las restricciones correspondientes.
No se crearán testimonios ficticios atribuidos a donantes, beneficiarios, voluntarios, instituciones o participantes reales.
No se utilizarán imágenes generadas mediante inteligencia artificial para simular reuniones, entregas de recursos, premios, convenios o actividades institucionales inexistentes.
Cuando la naturaleza artificial o significativamente modificada de un contenido resulte relevante para su interpretación, se utilizarán identificaciones o aclaraciones apropiadas.
Cuando corresponda, se conservarán los materiales originales, autorizaciones y versiones de las piezas publicadas.
La utilización de inteligencia artificial no elimina las obligaciones relacionadas con propiedad intelectual, derechos de imagen y utilización de marcas.
Antes de introducir textos, imágenes, videos, música, bases de datos u otros materiales en una herramienta, deberá verificarse que exista fundamento legítimo para utilizarlos de esa manera.
La posibilidad de utilizar comercial o institucionalmente un resultado dependerá de las condiciones legales, contractuales y de los derechos involucrados.
No se presumirá que todo material generado por inteligencia artificial posee automáticamente protección autoral o titularidad exclusiva.
Los resultados deberán revisarse para identificar posibles reproducciones indebidas de obras protegidas, marcas, imágenes o elementos sujetos a derechos de terceros.
Se respetarán las restricciones de las herramientas y los materiales empleados.
La generación de contenidos que incorporen marcas de terceros deberá respetar las autorizaciones y criterios de la POL-03.
La titularidad y utilización de contenidos producidos por trabajadores, contratistas y terceros se determinará conforme a los instrumentos jurídicos correspondientes.
La utilización de inteligencia artificial no sustituirá los controles de autorización y propiedad intelectual definidos en la POL-02.
CIC HofK aplicará precauciones reforzadas cuando una herramienta automatizada pueda influir significativamente en derechos, oportunidades o condiciones de las personas.
Las decisiones sobre admisión, priorización o exclusión de beneficiarios deberán aplicar criterios legítimos, verificables y sujetos a supervisión humana.
Las herramientas automatizadas no deberán sustituir las decisiones humanas ni incorporar prácticas discriminatorias contrarias a la legislación.
La inteligencia artificial podrá apoyar tareas administrativas o de análisis preliminar, pero no atribuirse facultades de selección reservadas a entidades, comités o autoridades competentes.
Cuando se utilicen herramientas automatizadas para apoyar procesos formativos, deberán considerarse sus limitaciones, transparencia y riesgos de error.
No se utilizarán sistemas de inteligencia artificial como autoridad autónoma para determinar responsabilidades, imponer sanciones o resolver denuncias.
Las recomendaciones automatizadas no constituirán autorización para realizar pagos, transferencias, contrataciones o disposición de recursos.
Antes de implementar usos de impacto significativo, se considerarán la calidad de los datos, posibles errores, sesgos, consecuencias y mecanismos de revisión.
La supervisión deberá realizarse por personas con facultades y conocimientos suficientes, evitando que la intervención humana sea únicamente formal.
CIC HofK procurará identificar los contenidos generados o modificados significativamente mediante inteligencia artificial cuando su origen pueda afectar la comprensión del público.
No se atribuirán a directivos, representantes, empleados o terceros declaraciones que no hayan sido efectivamente autorizadas.
Cuando sea relevante, se distinguirá entre un documento elaborado con asistencia tecnológica y un análisis profesional formalmente emitido.
Las afirmaciones de carácter institucional, jurídico, financiero, académico o histórico deberán contar con revisión humana adecuada.
Los contenidos que contengan errores relevantes deberán corregirse o retirarse según corresponda.
La transparencia sobre inteligencia artificial deberá evitar tanto la ocultación engañosa de contenidos sintéticos como afirmaciones que exageren el grado de automatización, precisión o capacidad de las herramientas.
CIC HofK establecerá procedimientos proporcionados para identificar, comunicar, evaluar y atender incidentes de seguridad de la información.
Se considerarán incidentes, entre otros:
Pérdida de información.
Acceso no autorizado.
Suplantación de cuentas.
Divulgación accidental de documentos.
Alteración maliciosa de sitios web.
Pérdida o robo de dispositivos.
Compromiso de credenciales.
Ataques informáticos.
Exposición indebida de datos personales.
Publicación de contenido sintético engañoso.
Introducción no autorizada de información sensible en herramientas externas.
Uso fraudulento de sistemas o identidades institucionales.
Quien detecte un posible incidente deberá comunicarlo oportunamente al responsable institucional correspondiente.
Se adoptarán medidas razonables para limitar sus efectos, tales como revocar accesos, suspender cuentas o retirar contenidos comprometidos.
Las actuaciones deberán procurar conservar registros suficientes para comprender el incidente y permitir su revisión.
Se identificarán, en la medida de lo posible, los sistemas afectados, datos comprometidos, personas involucradas, gravedad y consecuencias.
Cuando el incidente active obligaciones legales, regulatorias o contractuales de notificación, CIC HofK deberá cumplirlas dentro de los términos aplicables.
Se realizarán las actividades necesarias para restablecer servicios y condiciones de seguridad.
Los incidentes deberán utilizarse como fuente de aprendizaje y fortalecimiento de controles.
Los incidentes y medidas relevantes deberán conservarse en un registro de acceso restringido.
CIC HofK identificará los servicios digitales cuya interrupción pueda afectar significativamente sus actividades.
Se procurará disponer de mecanismos institucionales de recuperación para cuentas y servicios críticos.
Se evaluarán los riesgos de depender exclusivamente de servicios o personas determinadas para mantener operaciones esenciales.
La documentación necesaria para la continuidad institucional deberá contar con medidas adecuadas de disponibilidad y recuperación.
Las modificaciones importantes de plataformas, dominios y servicios deberán realizarse con controles de continuidad y preservación de información.
Los mecanismos de restauración y continuidad se verificarán de manera proporcional a su criticidad.
La recuperación de servicios se realizará bajo coordinación de los responsables designados, respetando las competencias institucionales.
CIC HofK promoverá la comprensión de los riesgos tecnológicos entre las personas que utilicen sus sistemas.
Las actividades de orientación y formación podrán incluir:
Protección de contraseñas.
Autenticación multifactor.
Reconocimiento de correos fraudulentos.
Manejo de información confidencial.
Uso de repositorios autorizados.
Protección de datos personales.
Seguridad en dispositivos.
Prevención de pérdida de documentos.
Utilización responsable de inteligencia artificial.
Verificación de contenidos generados.
Derechos de imagen y propiedad intelectual.
Protección de menores.
Reporte de incidentes.
Recuperación de cuentas.
La intensidad de la formación responderá a las responsabilidades y riesgos de cada función.
Las personas con acceso a información restringida o facultades administrativas deberán recibir orientación específica cuando sea necesario.
La implementación de esta política comprenderá las siguientes responsabilidades, conforme a las funciones formalmente asignadas.
Asamblea General: ejercer las competencias superiores que legal y estatutariamente le correspondan.
Junta Directiva: supervisar los riesgos estratégicos de información y tecnología y adoptar las decisiones reservadas por los estatutos.
Representación Legal: promover la aplicación de la política y autorizar compromisos o decisiones dentro de sus facultades.
Administración tecnológica: mantener los controles técnicos, gestionar accesos, inventarios, actualizaciones, copias de respaldo y respuesta técnica a incidentes.
Información institucional: recibir y canalizar consultas e incidentes generales, protegiendo la información que requiera acceso restringido.
Mercadeo y comunicaciones: verificar los contenidos publicados, los permisos de utilización, la transparencia y la veracidad de materiales generados o modificados con inteligencia artificial.
Tesorería: aplicar controles reforzados de confidencialidad y verificación sobre información financiera, cuentas y operaciones económicas.
Responsables de programas: verificar las condiciones de seguridad y protección de datos en las actividades bajo su responsabilidad.
Usuarios autorizados: utilizar correctamente los sistemas, proteger sus credenciales, respetar los permisos y reportar posibles incidentes.
Las funciones podrán desarrollarse mediante responsables internos o externos válidamente designados.
La existencia de una función operativa no conferirá automáticamente facultades de representación legal ni autorización para asumir compromisos institucionales.
CIC HofK procurará desarrollar, según su capacidad y riesgo, el siguiente ciclo de control:
Registrar los sistemas, cuentas, repositorios y herramientas relevantes, con sus responsables.
Identificar la información pública, interna, confidencial y restringida.
Verificar usuarios, permisos, autenticación y responsables de recuperación.
Examinar los términos de los servicios y herramientas que procesen información institucional.
Identificar los usos autorizados, restricciones y responsables de supervisión.
Aplicar un control de hechos, permisos, protección de datos, derechos y autenticidad antes de publicar materiales relevantes.
Verificar la existencia de mecanismos apropiados de respaldo y restauración.
Registrar los eventos relevantes, medidas de contención, decisiones y correcciones.
Revisar cambios en sistemas, incidentes, accesos, herramientas y condiciones de riesgo.
Documentar las acciones correctivas y los controles pendientes de implementación.
Las verificaciones podrán apoyarse en instrumentos internos de control documental, sin que estos deban exponerse públicamente.
CIC HofK procurará conservar, según corresponda:
Inventario de activos digitales.
Identificación de responsables.
Registro de cuentas críticas.
Registro de accesos y autorizaciones.
Evidencia de revisiones de permisos.
Relación de proveedores y servicios tecnológicos.
Registro de herramientas de inteligencia artificial.
Evaluaciones de riesgo relevantes.
Evidencias de protección y recuperación de información.
Registro de copias de respaldo y pruebas de restauración.
Registros de capacitación.
Autorizaciones de uso de imagen y contenidos.
Revisiones de publicaciones generadas con inteligencia artificial.
Expedientes de incidentes.
Decisiones y acciones correctivas.
Estos registros tendrán carácter interno y estarán sujetos a controles de conservación y acceso.
No se publicarán datos que puedan comprometer la seguridad de sistemas o personas.
La existencia de formatos o procedimientos escritos no se presentará como prueba de ejecución cuando los controles todavía no se encuentren implementados.
Las personas y organizaciones podrán presentar consultas generales relacionadas con seguridad de la información, uso de tecnologías y contenidos digitales mediante el correo electrónico institucional publicado en el cuadro global de contacto.
Para facilitar su clasificación se recomienda utilizar el asunto:
SEG – Consulta o reporte de seguridad digital
La comunicación podrá incluir:
Nombre del solicitante, cuando corresponda.
Medio de contacto.
Descripción general de la situación.
Fecha aproximada.
Sistema o contenido involucrado.
Evidencias pertinentes que puedan compartirse de manera segura.
No deberán remitirse contraseñas, códigos de autenticación ni datos personales sensibles innecesarios a través de canales generales de atención.
Los incidentes que involucren información restringida deberán derivarse a responsables con acceso autorizado.
Los reportes relacionados con fraude, corrupción, denuncias o conflictos de interés se gestionarán conforme a la POL-04 y los mecanismos de acceso restringido correspondientes.
El correo general no se anunciará como un canal confidencial independiente cuando dicha condición no se encuentre efectivamente garantizada.
Cuando exista un riesgo inmediato para personas, datos o sistemas, deberán priorizarse las medidas de protección y la comunicación oportuna a las autoridades competentes cuando corresponda.
El incumplimiento de esta política podrá dar lugar a medidas institucionales legalmente procedentes y proporcionales.
Estas podrán comprender:
Revocación o modificación de accesos.
Suspensión de herramientas.
Retiro o rectificación de contenidos.
Corrección de información.
Recuperación de documentos.
Revisión de autorizaciones.
Investigación de incidentes.
Fortalecimiento de medidas técnicas.
Capacitación adicional.
Revisión de contratos.
Aplicación de medidas contractuales o disciplinarias procedentes.
Reporte a autoridades competentes cuando resulte obligatorio.
Las decisiones deberán respetar los derechos de las personas involucradas, el debido proceso y las competencias institucionales aplicables.
La presente política se complementa especialmente con:
POL-01: Tratamiento de Datos Personales y Cookies.
POL-02: Imagen, Voz, Propiedad Intelectual y Derechos de Autor.
POL-03: Mercadeo, Publicidad, Marcas y Comunicaciones.
POL-04: Ética, Integridad, Transparencia y Buen Gobierno.
POL-05: Donaciones, Cooperación y Gestión Responsable de Recursos.
POL-06: Protección de Menores y Beneficiarios.
POL-08: Seguridad, Salud, Bienestar y Convivencia Laboral.
POL-09: Protección al Consumidor y Prácticas Comerciales Responsables.
POL-10: Captación de Recursos, Subvenciones y Plataformas de Apoyo Institucional.
La POL-01 regula principalmente el tratamiento de datos personales y los derechos de sus titulares.
La POL-02 establece las condiciones relacionadas con derechos de imagen, voz y propiedad intelectual.
La POL-03 regula la presentación pública de contenidos, marcas y relaciones institucionales.
La POL-07 establece los controles de seguridad tecnológica y uso responsable de inteligencia artificial aplicables transversalmente a dichas actividades.
En caso de concurrencia de obligaciones, se observarán las disposiciones legales, contractuales y estatutarias correspondientes.
La presente política se fundamenta en las disposiciones colombianas aplicables a la seguridad de la información, la protección de datos personales, las comunicaciones electrónicas, los derechos de autor y las actividades desarrolladas por CIC HofK.
Comprende, según corresponda:
Constitución Política de Colombia, en especial las disposiciones sobre intimidad, buen nombre, información y habeas data.
Ley 1581 de 2012 y sus disposiciones reglamentarias, sobre protección de datos personales.
Ley 1266 de 2008, cuando resulte aplicable al tratamiento de información comprendida en su ámbito.
Ley 1273 de 2009, sobre protección de la información y de los datos en el ámbito penal.
Ley 527 de 1999, sobre mensajes de datos, comercio electrónico y firmas digitales.
Ley 23 de 1982 y Ley 1915 de 2018, en materia de derechos de autor.
Ley 1098 de 2006, en los aspectos aplicables a la protección de niñas, niños y adolescentes.
Ley 1480 de 2011, cuando la actividad tecnológica involucre relaciones de consumo.
Normativa contractual, tributaria, laboral y sectorial aplicable a los sistemas y actividades de CIC HofK.
Estatutos institucionales legalmente vigentes.
Las disposiciones adicionales que resulten aplicables conforme a la naturaleza de los datos, actividades y servicios utilizados.
La utilización de inteligencia artificial deberá considerar las disposiciones y orientaciones vigentes de las autoridades competentes, según su ámbito de aplicación.
Podrán utilizarse como referencias voluntarias de buenas prácticas los marcos ISO/IEC 27001, ISO/IEC 42001, ISO 31000 e ISO 37301, sin que su mención implique certificación, acreditación o implementación integral de dichos estándares.
Las condiciones particulares de plataformas, proveedores y herramientas tecnológicas se verificarán mediante procedimientos internos, sin incorporarlas como obligaciones generales permanentes cuando dependan de cambios contractuales externos.
La presente Política de Seguridad de la Información y Uso Responsable de Inteligencia Artificial Generativa, identificada como POL-07, versión 1.0, establece el 9 de noviembre de 2026 como fecha de inicio de su aplicación interna.
Su adopción formal deberá quedar documentada mediante la decisión del órgano o autoridad institucional competente, sin presumir la existencia de un acta o resolución que no haya sido expedida.
La aplicación interna de esta política no modifica ni sustituye los estatutos legalmente vigentes ni las competencias de los órganos institucionales.
Los principios de confidencialidad, protección de credenciales, veracidad, respeto por los derechos de terceros y supervisión humana deberán observarse en las actividades actuales.
Los controles que requieran inversiones, configuraciones técnicas, contratación de servicios o desarrollo de procedimientos deberán implementarse mediante acciones verificables, considerando su prioridad y riesgo.
No se declarará la existencia de un sistema de gestión de seguridad de la información plenamente implementado o certificado mientras no se cuente con las evidencias correspondientes.
La política será objeto de revisión ordinaria anual y de revisiones extraordinarias cuando se presenten cambios normativos, incidentes relevantes, modificaciones tecnológicas significativas o nuevas condiciones de riesgo.
Las modificaciones deberán documentarse y comunicarse mediante los canales institucionales correspondientes.
Los cambios en la dirección, teléfono o correo electrónico institucional se reflejarán en el bloque global de identificación y contacto, sin necesidad de modificar el contenido integral de esta política cuando no impliquen cambios sustanciales.
La versión vigente estará disponible en el sitio web oficial de CIC HofK.
Corporación Internacional Comunidad Héroes de Corea (CIC HofK)
Cartagena de Indias, Colombia.
Documento: POL-07
Versión: 1.0
Fecha de emisión: 9 de noviembre de 2026
Fecha de aplicación interna: 9 de noviembre de 2026
Última actualización: 9 de noviembre de 2026